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In den Firmeneinstellungen kann man die Art der Belegnummer wählen. (Auftrags-ID, Fortlaufende Nummer, Jahr-Fortlaufende Nummer) Ebenso gibt es dort die Möglichkeit zu bestimmen, ob die Belegnummer editierbar sein soll.
Gibt man dies frei, kann man in der Berarbeitungsansicht zu einer Veranstaltung die Belegnummer am oberen Rand frei eingeben. Es wird entweder die schon generierte angezeigt, oder es erscheint ein leeres Feld mit dem Hinweis “noch nicht generiert”.
Belegnummer werden immer beim ersten Erzeugen des entsprechenden Beleges (Angebot, Rechnung, …) erzeugt und gespeichert.
Gibt man nun einen Wert ein, erscheint eine Vorschlagsliste, die einem signalisiert, ob eine Belegnummer frei oder schon vergeben ist. Man kann nun einen Vorschlag übernehmen, oder die Liste schließen um den eingegebenen Wert zu übernehmen. Man sollte aber beim Freigeben der Funktion Belegnummer editieren sehr darauf achten, daß man keine doppelten Belegnummer erhält, oder Lücken in der fortlaufenden Vergabe entstehen. Dies könnte Probleme bei einer Steuerprüfung ergeben.